Istotne informacje przed obowiązkowym KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się głównym narzędziem wystawiania faktur w Polsce. Warto jednak wiedzieć, że istnieją wyjątki, w których faktury można nadal wystawiać poza KSeF:

Procedury OSS (one stop shop)
Sprzedaż na rzecz konsumentów („dobrowolnie”, FP (faktura do paragonu))
Procedury specjalne:

Rozdział 7- Procedura nieunijna
Rozdział 7a - Okazjonalny przewóz międzynarodowy osób
Rozdział 9- Sprzedaż na odległość towarów importowanych

Obowiązkowe przekazywanie faktur do KSeF

Krajowy System e-Faktur to temat, o którym obecnie powstaje wiele informacji. Warto jednak pamiętać, że część z nich może być niepełna lub nieaktualna, dlatego każdą wiadomość należy weryfikować w rzetelnych źródłach. Dzięki temu można uniknąć błędnych interpretacji i być przygotowanym na zmiany.

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF nawet kiedy

kontrahent jest podmiotowo zwolniony z VAT (np. Art. 113 ust 1, 9 ustawy o VAT)
przedmiot sprzedaży jest zwolniony z VAT (Art. 43 ustawy o VAT)
do przedmiotu sprzedaży stosuje się stawkę 0% (Art. 83 ustawy o VAT)
sprzedaż towarów lub usług odbywa się na rzecz zagranicznego kontrahenta (do UE lub do kraju trzeciego)

Sprzedaż krajowa na rzecz przedsiębiorcy w każdym przypadku musi być udokumentowana z fakturą elektroniczną wysłaną do KSeF.

Możliwość otrzymania faktur „papierowych”

Mamy jeszcze możliwość odbierania faktur w formie dotychczasowej, w postaci wydruku na papierze lub w pliku PDF.

Istnieją przypadki, w których otrzymanie faktury w formie tradycyjnej („papierowej”) pozostają dopuszczalne.

Dotyczy to:

zakupu usług od kontrahentów z krajów trzecich
zakupu usług od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej
zakupu towarów od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej (wewnątrzwspólnotowe nabycie),
zakupu towarów od kontrahentów z krajów trzecich (import)
oraz od Klientów, którzy nie mogą być prawnie zobowiązani do korzystania z KSeF (np. mali przedsiębiorcy do 1 kwietnia 2026 r. lub przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą poza terytorium RP).

Przyjąć - tylko faktury wystawione w KSeF

Od 1.02.2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, muszą wystawić i wysłać wszystkie faktury sprzedaży krajowej wyłącznie przez KSeF

To samo będzie dotyczyło pozostałych przedsiębiorców od 1.04.2026 r.

Oznacza to, że dokumenty zakupowe po 1.02.2026 r. będą dostarczone już w formie elektronicznej nawet dla tych przedsiębiorców, którzy są zobowiązani wystawiać swoje faktury w KSeF dopiero od kwietnia.

Terminy i okres przejściowy

Przypominamy, że przed datą obowiązywania można korzystać z KSeF dobrowolnie.

W naszym biurze z Krajowego Systemu e-Faktur korzystamy od listopada 2022 roku, dlatego posiadamy już pewne doświadczenie i możemy wspierać naszych Klientów w tym zakresie.

Zalecamy, aby stopniowo przyzwyczajać się do pracy z KSeF już teraz aby przejście na obowiązkowy system było dla Państwa płynne i bezproblemowe.

Z nowymi zasadami

W wyznaczonych terminach, tj. od 01.02.2026 lub od 01.04.2026 będą obowiązywać następujące ważne zasady:

Brak możliwości anulowania faktury. W przypadku każdej pomyłki jedyną formą poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.
Obowiązek wysyłania faktury w ciągu 1 dnia

W przypadku awarii KSeF – w ciągu 7 dni („tryb awaryjny”))
W przypadku awarii programu/połączenia do Internetu u przedsiębiorcy - 1 dzień po usunięciu awarii „tryb offline”
W „trybie awaryjnym” lub w „trybie offline” wystawiona faktura musi zawierać 2 kody QR. Pierwszy tj. kod „trybu offline”, drugi tj, kod „certyfikatu wystawcy”. Do wystawienia faktur w trybie online niezbędne będzie posiadanie certyfikatu KSeF. Certyfikaty KSeF będą dostępne od listopada 2025 roku.

Za nie wysłanie lub za nieterminowe wysłanie faktury

podatnik VAT czynny będzie ukarany w wysokości kwoty podatku VAT danej faktury;
podatnik zwolniony z podatku VAT zapłaci kwotę odpowiadającą 18,71% wartości faktury.