Istotne informacje przed obowiązkowym KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się głównym narzędziem wystawiania faktur w Polsce. Warto jednak wiedzieć, że istnieją wyjątki, w których faktury można nadal wystawiać poza KSeF:

1. Procedury OSS (one stop shop)
   
2. Sprzedaż na rzecz konsumentów („dobrowolnie”, FP (faktura do paragonu))
3. Procedury specjalne: 
   
1. Rozdział 7- Procedura nieunijna
   
2. Rozdział 7a - Okazjonalny przewóz międzynarodowy osób
   
3. Rozdział 9- Sprzedaż na odległość towarów importowanych 

Obowiązkowe przekazywanie faktur do KSeF

Krajowy System e-Faktur to temat, o którym obecnie powstaje wiele informacji. Warto jednak pamiętać, że część z nich może być niepełna lub nieaktualna, dlatego każdą wiadomość należy weryfikować w rzetelnych źródłach. Dzięki temu można uniknąć błędnych interpretacji i być przygotowanym na zmiany.

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF nawet kiedy

1. kontrahent jest podmiotowo zwolniony z VAT (np. Art. 113 ust 1, 9 ustawy o VAT)
2. przedmiot sprzedaży jest zwolniony z VAT (Art. 43 ustawy o VAT)
3. do przedmiotu sprzedaży stosuje się stawkę 0% (Art. 83 ustawy o VAT)
   
4. sprzedaż towarów lub usług odbywa się na rzecz zagranicznego kontrahenta (do UE lub do kraju trzeciego)
   

Sprzedaż krajowa na rzecz przedsiębiorcy w każdym przypadku musi być udokumentowana z fakturą elektroniczną wysłaną do KSeF.

Możliwość otrzymania faktur „papierowych”

Mamy jeszcze możliwość odbierania faktur w formie dotychczasowej, w postaci wydruku na papierze lub w pliku PDF.

Istnieją przypadki, w których otrzymanie faktury w formie tradycyjnej („papierowej”) pozostają dopuszczalne.

Dotyczy to:

1. zakupu usług od kontrahentów z krajów trzecich
   
2. zakupu usług od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej
   
3. zakupu towarów od  kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej (wewnątrzwspólnotowe nabycie),
   
4. zakupu towarów od kontrahentów z krajów trzecich (import)
5. oraz od Klientów, którzy nie mogą być prawnie zobowiązani do korzystania z KSeF (np. mali przedsiębiorcy do 1 kwietnia 2026 r. lub przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą poza terytorium RP).
   

Przyjąć -  tylko faktury wystawione w KSeF

Od 1.02.2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, muszą wystawić i wysłać wszystkie faktury sprzedaży krajowej wyłącznie przez KSeF

To samo będzie dotyczyło pozostałych przedsiębiorców od 1.04.2026 r.

Oznacza to, że dokumenty zakupowe po 1.02.2026 r. będą dostarczone już w formie elektronicznej nawet dla tych przedsiębiorców, którzy są zobowiązani wystawiać swoje faktury w KSeF dopiero od kwietnia.

 

Terminy i okres przejściowy

Przypominamy, że przed datą obowiązywania można korzystać z KSeF dobrowolnie.

W naszym biurze z Krajowego Systemu e-Faktur korzystamy od listopada 2022 roku, dlatego posiadamy już pewne doświadczenie i możemy wspierać naszych Klientów w tym zakresie.

Zalecamy, aby stopniowo przyzwyczajać się do pracy z KSeF już teraz aby przejście na obowiązkowy system było dla Państwa płynne i bezproblemowe.

 

Z nowymi zasadami

W wyznaczonych terminach, tj. od 01.02.2026 lub od 01.04.2026 będą obowiązywać następujące ważne zasady:

1. Brak możliwości anulowania faktury. W przypadku każdej pomyłki jedyną formą poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.  
   
2. Obowiązek wysyłania faktury w ciągu 1 dnia
1. W przypadku awarii KSeF – w ciągu 7 dni („tryb awaryjny”))
2. W przypadku awarii programu/połączenia do Internetu u przedsiębiorcy - 1 dzień po usunięciu awarii „tryb offline”
3. W „trybie awaryjnym” lub w „trybie offline” wystawiona faktura musi zawierać 2 kody QR. Pierwszy tj. kod „trybu offline”, drugi tj, kod „certyfikatu wystawcy”. Do wystawienia faktur w trybie online niezbędne będzie posiadanie certyfikatu KSeF. Certyfikaty KSeF będą dostępne od listopada 2025 roku.
   
3. Za nie wysłanie lub za nieterminowe wysłanie faktury
   
1. podatnik VAT czynny będzie ukarany w wysokości kwoty podatku VAT danej faktury;
   
2. podatnik zwolniony z podatku VAT zapłaci kwotę odpowiadającą 18,71% wartości faktury.
   

 

• Related Articles

• Útmutató az első KSeF bejelentkezéshez

  A KSeF integrációja a SCANYE-ben ideiglenesen nem elérhető. Ha már összekapcsolta a KSeF-et a SCANYE-vel, akkor továbbra is használhatja. A SCANYE-ben kiállított számlák továbbra is elküldhetők a KSeF-nek. A KSeF-ben kapott számlák továbbra is ...

• Instrukcja pierwszego zalogowania się do KSeF

  Integracja KSeF w SCANYE jest tymczasowo niedostępna. Jeśli ktoś już dokonał połączenia KSeF z SCANYE, może nadal korzystać. Faktury wystawione w SCANYE nadal można wysłać do KSeF. Faktury otrzymane w KSeF nadal się pojawiają w SCANYE. Prosimy ...

• Instructions for logging into KSeF for the first time

  KSeF integration in SCANYE is temporarily unavailable. If you have already connected KSeF to SCANYE, you can continue to use it. Invoices issued in SCANYE can still be sent to KSeF. Invoices received in KSeF will still appear in SCANYE. We ask our ...

• O Certyfikatach i o KSeF 2.0 wstępnie

  Terminarz – do kiedy musimy przestawić się na fakturowanie online? Wystawienie faktur w KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Obecnie ...

• About Certificates and KSeF 2.0 – an introduction

  Schedule – when do we have to switch to online invoicing? Issuing invoices in KSeF will be mandatory from February 1, 2026, for entrepreneurs whose sales value (including tax) exceeded PLN 200 million in 2025. Currently, we can voluntarily use KSeF ...